Studentenwerk Dresden

1. Überblick und Anwendungsbereich

Seit Februar 2023 hat der Freistaat Sachsen dem Studentenwerk Dresden (kurz SWD) bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen auf Einmalzahlung nach dem Studierenden-Energiepreispauschalengesetz (EPPSG) übertragen. So ist das SWD im Gebiet des Freistaates Sachsen für die Bearbeitung der Verfahren nach §1 Absatz 1 der Sächsischen Studierenden-Energiepreispauschalenverordnung (SächsEPPSVO) zuständig.

Die Auszahlung der Einmalzahlungen nach dem EPPSG kann elektronisch unter der URL www.einmalzahlung200.de beantragt werden. Im Rahmen der Abwicklung der Auszahlungen beschränkt sich die Zuständigkeit des SWD auf Antragsberechtigte der sächsischen Hochschulen. Bei der Abwicklung der Zahlungen nach dem EPPSG ist das SWD nur teilweise für das Verfahren zuständig bzw. übernimmt nur teilweise die entsprechenden Datenverarbeitungsaufgaben und ist insoweit nur teilweise datenschutzrechtlicher Verantwortlicher, wie sich aus Ziff. 1.1-1.2 ergibt.

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit den Auszahlungen der Einmalzahlungen nach dem EPPSG erfolgt in zwei voneinander getrennten Abschnitten:

1. Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“ (Verantwortlichkeit des MID Sachsen-Anhalt, s. Ziff. 1.1).
2. Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“, einschließlich Bekanntgabe elektronischer Verwaltungsakte und Datenaufbewahrung (Verantwortlichkeit des SWD, s. Ziff. 1.2). Dieser Verarbeitungsabschnitt umfasst auch die Versendung von Kassendateien zur Vorbereitung der Auszahlung der Geldbeträge durch die Bundeskasse.

1.1. Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“

Die Antragstellung erfolgt ausschließlich elektronisch („online“) über die Website mit der URL www.einmalzahlung200.de. Die Antragstellenden können ihren Antrag dort im eigenen Namen stellen.

Die Datenschutzerklärung des MID Sachsen-Anhalt für die Antragstellung ist abrufbar unter www.einmalzahlung200.de/datenschutz.

1.2. Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“ (automatisierte Antragsbearbeitung; Bescheiderlass und -bekanntgabe)

Das SWD ist die Bewilligungsbehörde für Studierende im Freistaat Sachsen. Die gestellten Anträge werden dem SWD vom MID Sachsen-Anhalt zugeleitet. Das SWD prüft die Anträge der Antragstellenden vollautomatisiert und erlässt Bescheide über die Bewilligung oder Ablehnung von Anträgen. Das SWD ist auch für die Versendung von Kassendateien an das

BMBF zur Vorbereitung der Auszahlung der Geldbeträge durch die Bundeskasse zuständig. Diese Verarbeitungstätigkeiten des SWD erfolgen auf einer Verarbeitungsplattform, die – unter strikter Trennung der Datenhaltung und Zugriffsrechte – durch technische Schnittstellen mit dem Antragssystem (siehe Ziff. 1.1) verbunden ist.

2. Verantwortlicher

Diese Datenschutzinformationen gelten nur, soweit das SWD für den Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“ und ggf. die Kommunikation mit Antragstellenden (Ziff. 1.2.) datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist.

In diesen Fällen ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (EU-Datenschutz-Grundverordnung, kurz „DS-GVO“) für die Verarbeitung personenbezogener Daten das

3. Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten des SWD

4. Quellen der Daten, Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlage

4.1. Folgende Daten über die antragstellende Person übermitteln die Ausbildungsstellen im Zuständigkeitsbereich des SWD an diese für die Zwecke des Verfahrensabschnitts „Fachverfahren EPPSG“:

• Vorname, Nachname, Geburtsdatum sowie die PIN in verschlüsselter Form
• Hash des jeweiligen individuellen Zugangsschlüssels

Das SWD pflegt diese verschlüsselten personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der EPPSG-VO in das IT-System ihres Fachverfahrens ein. Dies dient der Vorbereitung der automatisierten Abwicklung im Falle einer Antragstellung.

4.2. Folgende Daten über die antragstellende Person, die das MID Sachsen-Anhalt im Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“ verarbeitet (siehe Ziff. 1.1.), werden aus dieser Quelle an das SWD für die Zwecke des Verarbeitungsabschnitts „Fachverfahren EPPSG“ übermittelt:

• Stamm- und Kontaktdaten zur antragstellenden Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse; Angaben zum Wohnsitz (optional nach Wahl der
antragstellenden Person), Telefon (optional nach Wahl der antragstellenden Person)
• Bankdaten: Kontoinhaber, IBAN
• Erklärungen der antragstellenden Person zu Tatsachen und Kenntnisnahmeerklärungen
• Zugangsschlüssel

Das SWD verarbeitet diese personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der SächsEPPSVO, indem sie die aus dem Antragssystem übermittelten Daten den ursprünglich durch die Ausbildungsstätten übermittelten Daten anhand des Zugangsschlüssels zuordnet, diese entschlüsselt und sodann die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen nach dem EPPSG prüft. Dies dient der Durchführung des Verwaltungsverfahrens.

4.3. Das SWD nimmt zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der SächsEPPSVO einen Abgleich der Antragsdaten der antragstellenden Person mit den Fachverfahren anderer zuständiger Stellen vor. Das SWD erhält von der jeweils zuständigen Stelle die Meldung, ob an die betroffene Person bereits eine Auszahlung vorgenommen wurde.

4.4. Das SWD übermittelt an das Antragssystem unter datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit des MID Sachsen-Anhalt (Abschnitt I., Ziffer 1.1.) die Aktualisierung des Antragsstatus je Bearbeitungsfall. Dies ermöglicht, dass Antragstellende im Antragssystem Informationen zum Bearbeitungsstand ihres Antrags einsehen können.

4.5. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Antragstellenden zum Zweck der Vorbereitung und späteren Durchführung (Antragsbearbeitung) des Verfahrens im Rahmen des Fachverfahrens EPPSG ist Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 9 Abs.1 SächsEPPSVO. Die öffentliche Aufgabe ergibt sich aus §2 Abs.2 EPPSG i.V.m. den Regelungen der SächsEPPSVO i.V.m. den Regelungen der „Verwaltungsvereinbarung zur Umsetzung eines digitalen Portals im Vollzug des Studierenden-Energiepreispauschalengesetzes“.