Ihre Position:

Datenschutzinformation nach Art. 13 und 14 DS-GVO, § 10 DSAG LSA

des Studentenwerkes Dresden, Anstalt des öffentlichen Rechts, als Bewilligungsbehörde, die im Freistaat Sachsen zuständig ist für die Bearbeitung von Anträgen auf Einmalzahlung für Studierende nach dem Studierenden-Energiepreispauschalengesetz (EPPSG)

- Datenschutzinformation für Antragstellende -

1. Überblick und Anwendungsbereich

Seit Februar 2023 hat der Freistaat Sachsen dem Studentenwerk Dresden (kurz SWD) bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen auf Einmalzahlung nach dem Studierenden-Energiepreispauschalengesetz (EPPSG) übertragen. So ist das SWD im Gebiet des Freistaates Sachsen für die Bearbeitung der Verfahren nach §1 Absatz 1 der Sächsischen Studierenden-Energiepreispauschalenverordnung (SächsEPPSVO) zuständig.

Die Auszahlung der Einmalzahlungen nach dem EPPSG kann elektronisch unter der URL www.einmalzahlung200.de beantragt werden. Im Rahmen der Abwicklung der Auszahlungen beschränkt sich die Zuständigkeit des SWD auf Antragsberechtigte der sächsischen Hochschulen. Bei der Abwicklung der Zahlungen nach dem EPPSG ist das SWD nur teilweise für das Verfahren zuständig bzw. übernimmt nur teilweise die entsprechenden Datenverarbeitungsaufgaben und ist insoweit nur teilweise datenschutzrechtlicher Verantwortlicher, wie sich aus Ziff. 1.1-1.2 ergibt.

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit den Auszahlungen der Einmalzahlungen nach dem EPPSG erfolgt in zwei voneinander getrennten Abschnitten:

  1. Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“ (Verantwortlichkeit des MID Sachsen-Anhalt, s. Ziff. 1.1).
  2. Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“, einschließlich Bekanntgabe elektronischer Verwaltungsakte und Datenaufbewahrung (Verantwortlichkeit des SWD, s. Ziff. 1.2). Dieser Verarbeitungsabschnitt umfasst auch die Versendung von Kassendateien zur Vorbereitung der Auszahlung der Geldbeträge durch die Bundeskasse.

1.1. Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“

Die Antragstellung erfolgt ausschließlich elektronisch („online“) über die Website mit der URL www.einmalzahlung200.de. Die Antragstellenden können ihren Antrag dort im eigenen Namen stellen.

Die Datenschutzerklärung des MID Sachsen-Anhalt für die Antragstellung ist abrufbar unter www.einmalzahlung200.de/datenschutz.

1.2. Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“ (automatisierte Antragsbearbeitung; Bescheiderlass und -bekanntgabe)

Das SWD ist die Bewilligungsbehörde für Studierende im Freistaat Sachsen. Die gestellten Anträge werden dem SWD vom MID Sachsen-Anhalt zugeleitet. Das SWD prüft die Anträge der Antragstellenden vollautomatisiert und erlässt Bescheide über die Bewilligung oder Ablehnung von Anträgen. Das SWD ist auch für die Versendung von Kassendateien an das

BMBF zur Vorbereitung der Auszahlung der Geldbeträge durch die Bundeskasse zuständig. Diese Verarbeitungstätigkeiten des SWD erfolgen auf einer Verarbeitungsplattform, die – unter strikter Trennung der Datenhaltung und Zugriffsrechte – durch technische Schnittstellen mit dem Antragssystem (siehe Ziff. 1.1) verbunden ist.

2. Verantwortlicher

Diese Datenschutzinformationen gelten nur, soweit das SWD für den Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“ und ggf. die Kommunikation mit Antragstellenden (Ziff. 1.2.) datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist.

In diesen Fällen ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (EU-Datenschutz-Grundverordnung, kurz „DS-GVO“) für die Verarbeitung personenbezogener Daten das

Studentenwerk Dresden, Anstalt des öffentlichen Rechts,
vertreten durch den Geschäftsführer, Herrn Michael Rollberg
Fritz-Löffler-Straße 18
01069 Dresden
Telefon: +49 351 4697-809
Telefax: +49 351 4697-713
E-Mail: Datenschutz@studentenwerk-dresden.de

3. Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten des SWD

Studentenwerk Dresden, Anstalt des öffentlichen Rechts
zu Händen der externen Datenschutzbeauftragten Frau Katrin Hempel, ias health & safety GmbH -persönlich/vertraulich-

09111 Chemnitz
Brückenstraße 4
Telefon: +49 371 67527-67
Telefax: +49 30 863 077-423
E-Mail: Katrin.Hempel@ias-gruppe.de

4. Quellen der Daten, Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlage

4.1. Folgende Daten über die antragstellende Person übermitteln die Ausbildungsstellen im Zuständigkeitsbereich des SWD an diese für die Zwecke des Verfahrensabschnitts „Fachverfahren EPPSG“:

  • Vorname, Nachname, Geburtsdatum sowie die PIN in verschlüsselter Form
  • Hash des jeweiligen individuellen Zugangsschlüssels

Das SWD pflegt diese verschlüsselten personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der EPPSG-VO in das IT-System ihres Fachverfahrens ein. Dies dient der Vorbereitung der automatisierten Abwicklung im Falle einer Antragstellung.

4.2. Folgende Daten über die antragstellende Person, die das MID Sachsen-Anhalt im Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“ verarbeitet (siehe Ziff. 1.1.), werden aus dieser Quelle an das SWD für die Zwecke des Verarbeitungsabschnitts „Fachverfahren EPPSG“ übermittelt:

  • Stamm- und Kontaktdaten zur antragstellenden Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse; Angaben zum Wohnsitz (optional nach Wahl der
  • antragstellenden Person), Telefon (optional nach Wahl der antragstellenden Person)
  • Bankdaten: Kontoinhaber, IBAN
  • Erklärungen der antragstellenden Person zu Tatsachen und Kenntnisnahmeerklärungen
  • Zugangsschlüssel

Das SWD verarbeitet diese personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der SächsEPPSVO, indem sie die aus dem Antragssystem übermittelten Daten den ursprünglich durch die Ausbildungsstätten übermittelten Daten anhand des Zugangsschlüssels zuordnet, diese entschlüsselt und sodann die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen nach dem EPPSG prüft. Dies dient der Durchführung des Verwaltungsverfahrens.

4.3. Das SWD nimmt zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der SächsEPPSVO einen Abgleich der Antragsdaten der antragstellenden Person mit den Fachverfahren anderer zuständiger Stellen vor. Das SWD erhält von der jeweils zuständigen Stelle die Meldung, ob an die betroffene Person bereits eine Auszahlung vorgenommen wurde.

4.4. Das SWD übermittelt an das Antragssystem unter datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit des MID Sachsen-Anhalt (Abschnitt I., Ziffer 1.1.) die Aktualisierung des Antragsstatus je Bearbeitungsfall. Dies ermöglicht, dass Antragstellende im Antragssystem Informationen zum Bearbeitungsstand ihres Antrags einsehen können.

4.5. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Antragstellenden zum Zweck der Vorbereitung und späteren Durchführung (Antragsbearbeitung) des Verfahrens im Rahmen des Fachverfahrens EPPSG ist Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 9 Abs.1 SächsEPPSVO. Die öffentliche Aufgabe ergibt sich aus §2 Abs.2 EPPSG i.V.m. den Regelungen der SächsEPPSVO i.V.m. den Regelungen der „Verwaltungsvereinbarung zur Umsetzung eines digitalen Portals im Vollzug des Studierenden-Energiepreispauschalengesetzes“.

5. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

5.1 Auftragsverarbeiter des SWD als Empfänger auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DS-GVO

Art der Verarbeitungstätigkeit Auftragsverarbeiter als Empfänger Sitzland des Dienstleisters
Rechenzentrumsbetrieb / Hosting, einschließlich Software, Implementierung und Prozessdesign
init Aktiengesellschaft,
Köpenicker Straße 9,
10997 Berlin
als Auftragsverarbeiter des SWD
DE

5.2. Andere Verantwortliche als Empfänger

Art der Verarbeitungstätigkeit Andere Verantwortliche als Empfänger Sitzland des Empfängers
Datenabgleich zur Vermeidung mehrfacher Antragstellung Andere zuständige Stellen in den Fachverfahren DE
Versendung von Kassendateien zur Vorbereitung der Auszahlung durch die Bundeskasse
Bundesministerium für Bildung und Forschung
Kapelle-Ufer 1
D-10117 Berlin
DE
Aktualisierung des Antragsstatus zur Bereitstellung entsprechender Informationen für die Antragstellenden im Antragssystem
Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt (MID)
Turmschanzenstraße 30
39114 Magdeburg
DE

5.3. Automatisierte Entscheidungsfindung

Durch das SWD erfolgt im Regelfall der Antragsbearbeitung eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 Abs.1 DS-GVO. Diese ist nach Art. 22 Abs. 2 lit. b DS-GVO i.V.m. § 35a VwVfG i.V.m. den Regelungen der SächsEPPSVO, insbesondere § 6 SächsEPPSVO, zulässig.

Durch das SWD erfolgt kein Profiling im Sinne von Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO oder Art. 14 Abs. 2 lit. g DS-GVO.

6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die in Abschnitt 4. genannten personenbezogenen Daten bleiben innerhalb des IT-Systems „Fachverfahren EPPSG“ so lange gespeichert, wie dies zur Abwicklung des automatisierten Verfahrens erforderlich ist.

Darüber hinaus werden die Daten außerhalb des IT-Systems gespeichert, sofern dies für die Zwecke des Verwaltungsverfahrens sowie zur Erfüllung der jeweils einschlägigen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

7. Betroffenenrechte

Sie haben im gesetzlichen Umfang nach der DS-GVO folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung,
  • Recht auf Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO erfolgt
  • Recht auf Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit.

Durch den Widerruf von Einwilligungen wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ihnen steht zudem gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde zu.

Sie können sich mit Fragen und Beschwerden zum Datenschutz auch an die/den unter 2. genannten Datenschutzbeauftragte/n im SWD wenden.

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