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Allgemeine Geschäftsbedingungen des Studentenwerks Dresden für den Bereich Veranstaltungen und Catering

Stand: Mai 2018

1. Geltungsbereich / Geschäftsbedingungen

1.1. Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge mit Veranstaltern über die entgeltliche Überlassung von Veranstaltungsräumen und –flächen zur Durchführung von Veranstaltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen sowie für weitere Leistungen des Studentenwerks Dresden, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung stehen.

1.2. Etwaige Allgemeine Geschäftsbedingungen des Veranstalters finden keine Anwendung. Etwas Anderes gilt nur, wenn dies ausdrücklich schriftlich vereinbart ist.

2. Vertragsabschluss, Überlassung von Veranstaltungsräumen/-flächen an Dritte

2.1. Verträge gemäß diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen bedürfen übereinstimmender schriftlicher Willenserklärungen des Studentenwerks Dresden und des Veranstalters. Vertragspartner sind ausschließlich der im Vertrag und seinen Bestandteilen bezeichnete Veranstalter und das Studentenwerk Dresden.
Der Vertrag soll spätestens 1 Monat vor Veranstaltungstag geschlossen sein.

2.2. Eine Untervermietung oder sonstige (auch unentgeltliche!) Überlassung der vorgesehenen Räume und Flächen an Dritte bedürfen der ausdrücklichen vorherigen schriftlichen Zustimmung des Studentenwerks Dresden.

3. Preise, Zahlungen, Aufrechnungen

3.1. Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Mehrwertsteuer mit ein, es sei denn, diese wird gesondert ausgewiesen. Überschreitet der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltung 4 Monate und erhöht sich der vom Studentenwerk Dresden allgemein für Leistungen der hier in Rede stehenden Art berechnete Preis, so kann das Studentenwerk Dresden den vertraglich vereinbarten Preis entsprechend erhöhen.

4. Veranstaltungsraum/-flächenbereitstellung, -übergabe und -rückgabe

4.1. Dem Veranstalter werden die vertraglich vereinbarten Veranstaltungsräume bzw. -flächen termingerecht zur Verfügung gestellt.

4.2. Bei Veranstaltungen ohne gastronomische Leistungen, erfolgt die Raumübergabe direkt durch den entsprechenden Mensaleiter am Tag der Veranstaltung zu 14:00 Uhr. Nach einem Rundgang durch die Räumlichkeiten, der Überprüfung der notwendigen Haftpflicht- und GEMA-Unterlagen, sowie der Unterschrift im Vertrag über die Nutzung von Veranstaltungsräumen/-flächen werden durch den Mensaleiter die notwendigen Schlüssel ausgegeben. Eine Nutzung der Räume/Flächen ist am Veranstaltungstag frühestens ab 16:00 Uhr möglich, ausnahmsweise auch schon ab 15:30 Uhr, wenn dies im Vertrag schriftlich vereinbart ist. Die Rückgabe der gemieteten Räume erfolgt am darauffolgenden Werktag, außer Samstag, jeweils direkt beim Mensaleiter der Mensa bis 9:00 Uhr in besenreinem Zustand. Aufgrund der Reinigungsmaßnahmen durch das Studentenwerk muss die besenreine Reinigung des Veranstalters am Tag nach der Veranstaltung bis 4:00 Uhr abgeschlossen sein.

5. Rücktritt des Veranstalters (Abbestellung, Stornierung)

5.1. Zum unentgeltlichen Abbestellen oder Stornieren ist der Veranstalter nur berechtigt, wenn dies schriftlich vereinbart ist.

5.2. Wenn gastronomische Leistungen vertraglich vereinbart sind, werden dem Veranstalter bei Stornierungen folgende Entgelte (in % vom Vertragspreis) in Rechnung gestellt

  • Rücktritt ab vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn 30 %
  • Rücktritt ab drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn 50 %
  • Rücktritt ab zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn 80 %
  • Rücktritt ab einer Woche vor Veranstaltungsbeginn 100 %

5.3. Bei einer Vertragsunterzeichnung im Zeitraum von einer Woche bis zu drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn werden neben in Punkt 5.2. genannten Stornierungszeiträumen in jeden Fall bei Stornierung ab sechs Tage vor Veranstaltungsbeginn die Kosten zu 100 % in Rechnung gestellt.

5.4. Leistungen durch Dritte oder Sonderleistungen, die infolge der Stornierung nutzlos werden, sind in jedem Fall in voller Höhe zu zahlen.

5.5. Die Zahlungsverpflichtungen des Veranstalters nach Ziffern 5.2. bis 5.4. entstehen nicht, wenn der Rücktritt des Veranstalters aus einem Grund erfolgt, den das Studentenwerk zu vertreten hat. Das Studentenwerk Dresden muss sich außerdem in jedem Falle ersparte Aufwendungen anrechnen lassen.

6. Rücktritt des Studentenwerks

6.1. Wird eine vom Studentenwerk Dresden verlangte, vertraglich vereinbarte Vorauszahlung oder Sicherheit innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist nicht geleistet, so ist das Studentenwerk Dresden zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt. Gleiches gilt, wenn der betreffende Vertrag nicht termingerecht und rechtskräftig unterschrieben dem Studentenwerk Dresden zugeht.

6.2. Ferner ist das Studentenwerk Dresden berechtigt, aus wichtigem Grund vom Vertrag zurückzutreten, insbesondere wenn höhere Gewalt oder andere vom Studentenwerk Dresden nicht zu vertretende widrige Umstände die Erfüllung des Vertrages unzumutbar oder gar unmöglich machen, falls Veranstaltungen unter irreführenden oder falschen Angaben wesentlicher Tatsachen, zum Beispiel zum Veranstalters oder zum Veranstaltungszweck, gebucht werden und falls der Veranstalter gegen den Punkt 2.2. der vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen verstößt.

7. Änderung der Teilnehmerzahlen und der Veranstaltungszeiten

7.1. Der Veranstalter ist berechtigt, die vertraglich festgeschriebene Teilnehmerzahl wie nachfolgend kostenfrei schriftlich zu konkretisieren:

  • bis 20 Tage vor Veranstaltungsbeginn um +/- 7%
  • bis 15 Tage vor Veranstaltungsbeginn um weitere +/- 5%
  • bis 10 Tage vor Veranstaltungsbeginn um weitere +/- 3%

7.2. Sollte sich die Teilnehmerzahl außerhalb dieser Toleranzgrenzen bewegen, so ist der Veranstalter verpflichtet, dies unverzüglich dem Studentenwerk Dresden mitzuteilen. Bei einer Erhöhung der Teilnehmerzahlen über die Toleranzgrenze hinaus, bemüht sich das Studentenwerk Dresden, den zusätzlichen Teilnehmern die gleichen Leistungen zu bieten wie den anderen Teilnehmern, ist hierzu jedoch nicht verpflichtet.

7.3. Die Mitteilung über die Teilnehmerzahl 10 Tage vor Veranstaltungsbeginn stellt die Garantiemeldung dar. Die Rechnungslegung erfolgt anhand dieser Meldung, zusätzliche Teilnehmer werden entsprechend mehr berechnet.
Bei einer Reduzierung der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist das Studentenwerk berechtigt, die vertraglich vereinbarten Räume zu tauschen, sofern die Größe der neuen Räume für die Teilnehmerzahl angemessen ist und die Räume vergleichbar ausgestattet sind.

7.4. Bei zeitlichen Verschiebungen der Schlusszeiten der Veranstaltung (Verlängerungszeit) stellt das Studentenwerk Dresden folgende Beträge pro angefangene Stunde in Rechnung:

  • bei bis zu 50 Gästen 50,00 €
  • bei 51 bis 150 Gästen 75,00 €
  • bei 151 bis 250 Gästen 100,00 €
  • bei 251 bis 400 Gästen 150,00 €

8. Mitbringen von Speisen, Getränken und sonstigen Gegenständen, Entsorgung mitgebrachter Gegenstände

8.1. Speisen und Getränke zu den vertraglich gebundenen Veranstaltungen stellt ausschließlich das Studentenwerk Dresden. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung. In diesem Fall wird ein Korkgeld berechnet:

  • pro Person 3,00 €

8.2. Der Veranstalter trägt die volle Haftung für mitgebrachte Speisen und Getränke und stellt das Studentenwerk Dresden insoweit von jeder Haftung gegenüber Dritten frei. Die mitgebrachten Speisen und Getränke müssen mindestens den lebensmittelrechtlichen Anforderungen genügen.

8.3. Mitgebrachtes Dekorationsmaterial hat den feuerpolizeilichen Anforderungen zu entsprechen. Das Studentenwerk Dresden ist berechtigt hierfür eine behördliche Genehmigung zu verlangen. Wegen der möglichen Beschädigung sind die Aufstellung und das Anbringen von Gegenständen an Wänden und Decken nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Studentenwerks Dresden zulässig.

8.4. Der Veranstalter ist verpflichtet, alle von ihm eingebrachten Gegenstände mit Ende der Veranstaltung auf eigene Kosten zu entfernen bzw. fachgerecht entsorgen zu lassen. Dem Studentenwerk Dresden obliegt keine Aufbewahrungspflicht.

9. Verlust oder Beschädigung mitgebrachter Sachen, Haftung des Studentenwerks

9.1. Mitgeführte persönliche Gegenstände befinden sich auf Gefahr des Veranstalters in den Veranstaltungsräumen. Das Studentenwerk Dresden übernimmt keine Bewachungs- oder Aufbewahrungspflicht. Die Versicherung mitgebrachter Gegenstände obliegt dem Veranstalter.

10. Haftung des Veranstalters für Schäden

10.1. Der Veranstalter haftet gegenüber dem Studentenwerk Dresden für alle Schäden, die am Inventar, am Gebäude und den Außenanlagen durch Veranstaltungsteilnehmer, Veranstaltungsbesucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden.

10.2. Der Veranstalter hat mindestens für den Zeitraum der Veranstaltung einen ausreichenden Haftpflichtversicherungsschutz vorzuhalten mit einer Mindestdeckung von jeweils 1 000 000,00 € für Personen- und Sachschäden. Das Studentenwerk Dresden hat das Recht, die Vorlage eines Versicherungsnachweises zu verlangen.

11. Immissionsschutz Lärm

11.1. Die Mensen werden als Gaststätten- und Bewirtungsbetrieb genutzt. Damit werden Lärmimmissionen verursacht, die auf das gesetzlich erlaubte Maß reduziert bleiben müssen. Alle Mitarbeiter und alle Nutzer haben dafür Sorge zu tragen, dass dies ausnahmslos geschieht. Der Umwelt- und Nachbarschutz, insbesondere für die umgebende Wohnbebauung, hat grundsätzlich Vorrang vor besonderen Wünschen der Gäste.

11.2. Der Anlieferverkehr durch Fremdfahrzeuge ist auf die Tagzeit, also auf die Zeit zwischen 06.00 Uhr und 22.00 Uhr, zu beschränken. Eigene Fahrzeuge des Studentenwerks haben die notwendige Rücksicht zu nehmen.

11.3. Für die Alte Mensa gelten besondere Bestimmungen zur Begrenzung der Lärmimmission.

11.3.1. Außenlautsprecher sind nicht gestattet.

11.3.2. Disco- und Tanzmusik oder ähnliche Darbietungen über Zimmerlautstärke sind auf den Westsaal und den Alten Saal zu beschränken. Im Ostsaal und im Säulensaal muss der Lärmpegel so gering gehalten werden, dass keine wesentlichen Störungen nach außen dringen. Hierzu müssen durch den Veranstalter an den Beschallungsanlagen automatische Pegelverminderungsanlagen genutzt werden.

11.3.3. Zur Hallwachsstraße hin müssen die Terrassentüren nach 22.00 Uhr verschlossen bleiben. An den Fenster-Flucht- Türen zur Dülferstraße muss durch entsprechende Beschilderung bzw. durch Klebebänder dem Publikum deutlich gemacht werden, dass Öffnungen - von Notöffnungen abgesehen - zu unterbleiben haben.

11.3.4. Der Veranstalter hat sicher zu stellen das sich Raucher nicht im Bereich der Hallwachsstraße und der Dülferstraße aufhalten. Hierzu soll der Innenhof und der Eingang zur Mommsenstraße genutzt werden. Gäste, die sich dort in geöffneten Eingangsbereichen oder draußen aufhalten, haben laute Äußerungen zu unterlassen.

11.3.5. Der Veranstalter übernimmt für alle Lärmimmissionen, die – außen gemessen – 45 dB (A) überschreiten, sowohl die strafrechtliche als auch zivilrechtliche Haftung und stellt das Studentenwerk von sämtlichen Schäden sowie von den Kosten der Rechtsverteidigung frei. Das bedeutet, dass der Lärmpegel innen nicht über 89 dB (A) liegen darf.

11.3.6. Finden Veranstaltungen im Ostsaal und im Säulensaal statt, sichert das Studentenwerk sich gegenüber dem Veranstalter durch eine angemessene Kaution, die pro Veranstaltung nicht unter 300 Euro liegt. Die Kaution wird zurückgezahlt, wenn sich innerhalb von 10 Arbeitstagen nach der Veranstaltung keine begründeten Beschwerden ergeben haben.

12. Verschiedenes

12.1. Bei Selbstabholung von Leistungen durch den Veranstalter oder von ihm beauftragte Personen ist Erfüllungsort der jeweils schriftlich vertraglich vereinbarte Ort.

12.2. Bei Anlieferungen durch das Studentenwerk (ohne Service) in Räume des Veranstalters ist der Erfüllungsort die Eingangstür zum Gebäude, in welchem sich die Räume des Veranstalters befinden.

12.3. Bei Anlieferung mit Service und/oder Aufbau in Räume/n des Veranstalters sind der Erfüllungsort die Räume des Veranstalters.

12.4. In den Räumlichkeiten des Studentenwerks ist das Rauchen verboten, bei Veranstaltungen mit Diskothek ist das Aufstellen von nebelerzeugenden Maschinen aus brandschutztechnischer Sicht nicht erlaubt.

12.4. Der Veranstalter ist verpflichtet, alle Veranstaltungen bei denen Musik gespielt wird, bei der GEMA anzumelden. Das Studentenwerk Dresden ist berechtigt, den entsprechenden Anmeldenachweis einzusehen.

12.5. Alle Änderungen oder Ergänzungen sowie Stornierungen des Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des vorgenannten Schriftformerfordernisses. Jegliche einseitige Änderungen oder Ergänzungen sind unwirksam.

12.6. Sollten einzelne Bedingungen des Vertrages unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.

12.7. Die vorliegenden Allgemeine Bedingungen sind Vertragsbestandteil und werden mit rechtskräftiger Unterschrift durch den Veranstalter in vollem Maße durch diesen anerkannt.

12.8. Nach Veranstaltungsende (Ende einer Pause oder Ende einer Veranstaltung) werden nicht verbrauchte und nicht erneut verwendbare Speisen und Getränke durch das Studentenwerk Dresden ohne Preisnachlass entsorgt. Wünscht der Veranstalter eine weitere Verwendung, so ist das im Vertrag zu vermerken und im Detail mit den anwesenden Servicekräften während der Veranstaltung abzusprechen. Hierzu hat der Veranstalter die Servicekräfte anzusprechen.

13. Datenschutz

13.1. Der Veranstalter ist damit einverstanden, dass alle zur Begründung und Verwaltung des Vertragsverhältnisses erforderlichen personenbezogenen Daten vom SWD verarbeitet, insbesondere gespeichert, werden, auch mittels elektronischer Datenverarbeitungssysteme. Der für das Vertragsverhältnis geltende Datenschutzhinweis gemäß Europäischer Datenschutzgrundverordnung findet sich unter folgendem Link.

Datenschutzhinweise Hochschulgastronomie und Catering