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Hochdruck im BAföG-Amt – In den Herbstmonaten ist eine „Flut“ von Anträgen zu bewältigen

Ein Artikel aus der SPIEGEL-EI-Ausgabe 22/2005, gültig vom 21.11.2005 bis 04.12.2005.

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In den Spätsommer- und Herbstmonaten kommt auf die Mitarbeiterinnen des BAföG-Amtes ein Riesenflut von Erst- und Wiederholungsanträgen zu (80 % eines Kalenderjahres), und es wird die zeitnahe Bearbeitung erwartet, damit die Ausbildung finanziell abgesichert ist. In dieser „Hochdruckzeit“ konzentrieren wir unsere Möglichkeiten darauf, dem Anspruch der raschen und kompetenten Bearbeitung zu genügen. Die diesjährige Online-Umfrage (vgl. „Spiegel-Ei“ Nr. 20/05) gibt uns Anlass, zu ausgewählten Ergebnissen Stellung zu nehmen. Beispielsweise äußerten sich 20 % der Befragungsteilnehmer zu den langen Wartezeiten (bei den Sprechzeiten). Wenn auch bei diesem Parameter gegenüber dem Vorjahr eine leichte Verbesserung zu verzeichnen ist, so hat sich volle Zufriedenheit noch nicht eingestellt.

Aber: In der Hochdruckzeit lassen sich etwas längere Wartezeiten kaum vermeiden. Sie können selbst dazu beitragen, diese zu verkürzen, indem Sie auch die Möglichkeit nutzen, uns Anträge und angeforderte Unterlagen auf dem Postwege oder über den Hausbriefkasten zukommen zu lassen. Zwar wird sich in diesem oder jenem Fall die persönliche Vorsprache als günstiger erweisen. Sie ist jedoch nicht immer unbedingt erforderlich. Auch die rechtzeitige Antragstellung (vor allem bei Wiederholungsanträgen) würde erheblich dazu beitragen, „Belastungs-Spitzen“ abzubauen. Im Juli oder August gestellte Wiederholungsanträge wären – vollständig eingereichte Unterlagen vorausgesetzt – zu den Zahlmonaten September (Fachhochschulen) bzw. Oktober (TU) in aller Regel bearbeitet. Die Kritik zu den langen Wartezeiten geht einher mit der Forderung nach Erweiterung der Sprechzeiten. Diese Forderung an uns ist nicht neu. Allerdings muss mit dem vorhandenen Personal (Aufstockungen sind nicht möglich) der „Spagat“ unternommen werden, die im Herbst gehäuft eingehenden Anträge zu bearbeiten und gleichzeitig den Antragstellern und Ratsuchenden die Möglichkeit zu geben, ihre Unterlagen (wenn gewünscht) persönlich abzugeben und dabei Probleme zu klären. Zur Antragsbearbeitung wird jedoch Bearbeitungszeit benötigt, die frei ist von Unterbrechungen durch Gespräche und Telefonate. Während der Sprechzeit ist konzentrierte Antragsbearbeitung gar nicht oder nur stark eingeschränkt möglich. Erweiterte Sprechzeiten zögen also längere Bearbeitungszeiten nach sich. In vielen Jahren haben wir – trotz der uns zunächst einleuchtenden Kritik – die Erfahrung gemacht, dass die eingerichteten Sprechzeiten der Sachbearbeiterinnen ausgewogen sind. Hierbei wird auch berücksichtigt, dass für allgemeine Beratungen das Service-Büro zur Verfügung steht und im Übrigen die persönliche Vorsprache nicht in jedem Falle (s. o.) unabdingbar ist. In diesem Zusammenhang wird auch auf die weiteren Informationsmöglichkeiten (Internet mit verschiedenen Links, Faltblätter) hingewiesen.

Weiterer Kritikpunkt: Teilweise als unverhältnismäßig lang empfundenen Bearbeitungszeiten vom Antragseingang bis zur Zahlung. Vollständig vorliegende Unterlagen vorausgesetzt, soll diese Zeitspanne zehn Wochen nicht überschreiten. Möchte man bei einem Wiederholungsantrag erreichen, dass die Weiterförderung ohne Unterbrechung nach Ablauf des jeweils vorhergehenden Bewilligungszeitraumes erfolgt, muss der Antrag zwei Kalendermonate vor Ablauf des Bewilligungszeitraumes gestellt und vollständig sein (Angaben zu Anfang und Ende des Bewilligungszeitraumes - maschineller Bescheid, S. 1 Feld A.). Beachten Sie bitte auch, dass die EDV-bezogene Verarbeitung in Sachsen zentral im Rechenzentrum des Statistischen Landesamtes in Kamenz nur einmal monatlich erfolgt. Die „Übergabe“ der Daten wird jeweils etwa Mitte des Vormonats vorgenommen, für den die Zahlung veranlasst werden soll. Aus diesem Grund müssen auch mit diesem „Vorsprung“ die Daten zu den betreffenden Förderungsfällen übermittelt sein, um die Auszahlung zu sichern. Wer also den Antrag oder auch Änderungsmeldungen erst kurz vor oder sogar nach der Monatsmitte abgibt, kann Zahlungen oder Änderungen frühestens zum übernächsten Monat erwarten.

Gestatten sie uns hier noch einen Hinweis: Natürlich kann es auch vorkommen, dass ein Bescheidempfänger den Eindruck hat, dass in seinem Falle rechtlich nicht korrekt entschieden wurde. In einem solchen Fall hat er die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Oft hat sich aber gezeigt, dass teilweise übereilt Widerspruch eingelegt wird. Oft hätte eine persönliche Vorsprache im Amt eine Klärung gebracht. Dies betrifft besonders solche Problemkreise wie Einkommensanrechnung bei den Eltern (bei Verschlechterung der Einkommensverhältnisse –Aktualisierung) und Freibeträge für Geschwister oder auch Zuschuss für Mietkosten. Deshalb empfehlen wir, vor dem Einlegen eines Widerspruchs innerhalb der angegebenen Frist persönlich oder telefonisch Kontakt mit der zuständigen Sachbearbeiterin zu suchen und sich den Bescheid erläutern zu lassen. Wir haben Verständnis dafür, dass die Transparenz der maschinellen Bescheide für „förderungsrechtliche Laien“ zu wünschen übrig lässt. Können in einem solchen Gespräch Ire Zweifel oder Bedenken nicht ausgeräumt werden, besteht immer noch die Möglichkeit, den Rechtsweg einzuschlagen.

Die teilweise auftretenden negativen Einschätzungen zur Sach- bzw. Beratungskompetenz und Freundlichkeit einiger Mitarbeiterinnen veranlassen uns, Maßnahmen zu ergreifen, die künftig solche Eindrücke nicht mehr aufkommen lassen. So sehr uns Ihre in größerer Zahl auftretenden positiven Äußerungen zu diesem Themenkomplex auch erfreuen, so betroffen machen uns die „Ausrutscher“. Weil wir wissen, dass das BAföG-Amt in seinem Gesamtbild so eingeschätzt wird, wie es sich an der „schwächsten“ Stelle zeigt, müssen wir diese „Schwachstellen“ zurückzudrängen bzw. ausschließen.

Ihr Amt für Ausbildungsförderung

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