Ihre Position:

Erklärung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 DSGVO (Informationspflicht) – Personal

1. Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Studentenwerk Dresden und Umgang mit Ihren Daten

1.1 Identität des Verantwortlichen

Herr Martin Richter
Geschäftsführer
Studentenwerk Dresden
Anstalt des öffentlichen Rechts
Fritz-Löffler-Str. 18
01069 Dresden

1.2 Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Frau Katrin Hempel
Externe Datenschutzbeauftragte des Studentenwerks Dresden
ias health & safety GmbH
Ein Unternehmen der ias-Gruppe
Brückenstraße 4
09111 Chemnitz

1.3 Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

1.3.1 Personenbezogene Daten

Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt für folgende Verarbeitungszwecke:

  • Bewerbungsverfahren (Online-Bewerbung oder schriftliche Bewerbung) um eine ausgeschriebene Stelle bzw. Initiativbewerbungen.
  • Abschluss und Durchführung von Arbeits- oder Änderungsverträgen und ggf. erforderliche Anhörungen,
  • Abschluss und Durchführung von Qualifikationsvereinbarungen, Praktikantenverträgen, FSJ- und Bundesfreiwilligendienstverträgen, Anmeldung von Weiterbildungen.
  • Bearbeitung von Personalangelegenheiten/Entgeltabrechnung einschl. entsprechender Korrespondenz.
  • Händische und elektronische Analyse von personenbezogenen Daten auf Möglichkeiten zur Umsetzung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements.
  • Durchführung von Ordnungswidirigkeiten- und Strafverfahren im Zusammenhang mit vorgenannten Zwecken
  • Führung von Rechtsstreiten zu den vorgenannten Zwecken
  • Einhaltung arbeitsrechtlicher Aufbewahrungsfristen sowie handelsrechtlicher Buchführungs- und Aufbewahrungsfristen
  • anonymisierte Auswertung insbesondere für Zwecke der Anpassung unserer Leistungen an die Bedürfnisse der Leistungsempfänger, für statistische Zwecke, für Planungszwecke, für Leistungsvergleiche, für archivarische Zwecke und für wissenschaftliche Zwecke

insbesondere auf der Grundlage des Arbeits- (BGB) und Arbeitsschutzrechts, des Sozialrechts (insbes. des SGB), des Tarifrechts (derzeit TV-L) und des Personalvertretungsrechts (SächsPersVG), des OWiG, des StGB sowie aller weiteren uns zur Datenspeicherung verpflichtenden oder berechtigenden Rechtsvorschriften.

1.3.2 Personenbezogene Daten Minderjähriger, berechtigtes Interesse an der Verarbeitung

An der Verarbeitung personenbezogener Daten von Minderjährigen, vertreten durch Personensorgeberechtigte liegen berechtigte Interessen des Studentenwerks Dresden vor im Falle von Bewerbungen, Antragstellungen und Vertragsabschlüssen durch bzw. mit Personen aus diesem Personenkreis (z. B. Schüler-Praktika).

1.4 Dauer der Speicherung

Verarbeitungszweck Speicherdauer
(gerechnet jeweils ab dem ersten Tag, des auf das jeweilige Ereignis folgenden Jahres)
1. Bewerbungsverfahren (Online-Bewerbung oder schriftliche Bewerbung) um eine ausgeschriebene Stelle bzw. Initiativbewerbungen, wenn diese nicht in einen Arbeitsvertrag münden 4 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. Entscheidung über die Nichtberücksichtigung
2. Abschluss und Durchführung von Arbeits- oder Änderungsverträgen und ggf. erforderliche Anhörungen 30 Jahre ab Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Beschäftigungsverhältnis bzw. 6 Jahre ab Renteneintritt
3. Abschluss und Durchführung von Qualifikationsvereinbarungen, Praktikantenverträgen, FSJ- und Bundesfreiwilligendienstverträgen, Anmeldung von Weiterbildungen 10 Jahre ab Ende der betreffenden Vereinbarungen, Verträge oder Weiterbildung
4. Bearbeitung von Personalangelegenheiten/Entgeltabrechnung einschl. entsprechender Korrespondenz. Je nach Betreff wie bei 1., 2. oder 3.
5. Händische und elektronische Analyse von personenbezogenen Daten auf Möglichkeiten zur Umsetzung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements Bis zu einer Entscheidung über die Umsetzung, längstens bis zum Beschäftigungsende
6. Durchführung von Ordnungswidirigkeiten- und Strafverfahren im Zusammenhang mit vorgenannten Zwecken über die Speicherungsdauer unter 1. bis 4. hinaus (gerichtlich wie außergerichtlich) Je nach Verlauf des Rechtsstreites, längstens 30 Jahre ab Rechtskraft einer vollstreckbaren Entscheidung
7. Weitere Rechtsstreite im Zusammenhang mit den unter 1. bis 4. genannten Zwecken über die Speicherungsdauer unter 1. bis 4. hinaus (gerichtlich wie außergerichtlich) Je nach Verlauf des Rechtsstreites, längstens 30 Jahre ab Rechtskraft einer vollstreckbaren Entscheidung

1.5 Datenübermittlung an Dritte und Rechtsgrundlagen

1.5.1 Übermittlung an Dritte im Inland

Diese findet an folgende Empfänger für folgende Zwecke auf folgenden Rechtsgrundlagen statt:

  • Bundesagentur für Arbeit auf gesetzlicher Grundlage für deren gesetzliche Zwecke
  • Träger der Sozialversicherung, VBL (Betriebliche Altersvorsorge), BGW auf gesetzlicher Grundlage für deren gesetzliche Zwecke
  • Integrationsamt, Paritätischer Wohlfahrtsverband auf gesetzlicher Grundlage für deren gesetzliche Zwecke
  • Träger FSJ und Bundesfreiwilligendienst auf gesetzlicher Grundlage für deren gesetzliche Zwecke
  • Beherbergungsstätten, Weiterbildungsanbieter, Reiseveranstalter und Beförderungsunternehmen für die Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen und Dienstreisen und die Unterbringung in diesem Zusammenhang auf Grundlage der Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen und aktuellen dienstlichen Erfordernisse
  • Finanzverwaltung auf gesetzlicher Grundlage für deren gesetzliche Zwecke
  • Medienunternehmen für Zwecke der Medienberichterstattung über das Studentenwerk Dresden sowie eigene Publikationen in jeglicher Form und über jegliche Kanäle und Plattformen unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten und auf Grundlage ausdrücklich oder konkludent erteilter Einwilligungen
  • DVB, VVO für Zwecke der Anbahnung und Durchführung der Jobticket-Verträge auf Antrag der Beschäftigten
  • Betriebsärztin für betriebsärztliche Maßnahmen mit Einwilligung des Beschäftigten
  • Gerichte auf gesetzlicher Grundlage für deren gesetzliche Zwecke
  • alle weiteren Personen, Organisationen und Behörden, die einen gesetzlichen oder vertraglichen Datenübermittlungsanspruch haben und im Einzelfall glaubhaft machen für deren Zwecke und auf Grundlage aller weiteren uns zur Datenübermittlung verpflichtenden oder berechtigenden Rechtsvorschriften.

1.5.2 Übermittlung an Dritte im Ausland

Diese findet nicht statt, es sei denn für Zwecke von Rechtsstreiten mit Auslandsberührung oder die Durchführung von Beschäftigten-Austauschen mit Partnern im Ausland.

2. Ihre Rechte als Betroffene/r (gemäß §§ 12-23 DSGVO)

2.1 Verlangen nach Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung betreffs Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Ihr Verlangen ist schriftlich an den Verantwortlichen zu richten. Ihrem Verlangen ist jedoch nur insoweit Rechnung zu tragen, wie Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für die zulässigen Zwecke benötigt werden, für die sie erhoben worden sind und frühestens dann, wenn gesetzlich bestimmte Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

2.2 Widerspruch

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit zu erheben. Ihr Widerspruch ist schriftlich an den Verantwortlichen zu richten.

2.3 Widerrufbarkeit von Einwilligungen

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, kann die Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Die Datenverarbeitung bleibt bis zum Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig.

2.4 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten (Aufsichtsbehörde) beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

3. Gesetzliche Verpflichtung bzw. Erfordernis zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist entweder gesetzlich vorgeschrieben und/oder für einen Vertragsschluss, die Durchführung des Vertrages, zur Durchsetzung legitimer Ansprüche sowie zur Vermeidung und Ahndung von Rechtsverstößen erforderlich. Werden die personenbezogenen Daten durch Sie nicht bereitgestellt, können die Zwecke, für welche Ihre Daten erhoben werden müssen, nicht erfüllt werden.

4. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Beides findet nicht statt.

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