Der Sommer im BAföG-Amt

Ein Artikel aus der SPIEGEL-EI-Ausgabe 17/2005, gültig vom 15.08.2005 bis 28.08.2005.

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Was machen eigentlich die Mitarbeiter des Amtes für Ausbildungsförderung in der Zeit, in der die Studenten ihre Prüfungen ablegen und anschließend oder vorher ihre wohlverdienten Ferien genießen? Man mag ja glauben, dass dann nichts zu tun ist, weil die Bewilligungszeiträume noch bis zum Ende des Semesters laufen und der große Antragsboom erst im Wintersemester wieder einsetzt. Doch dem ist nicht so.

Die Sachbearbeiterinnen bemühen sich, mit dem Bearbeiten der Anträge aus dem Wintersemester, für die sie zuständig sind, etwa Ende Januar/Februar fertig zu sein. In einzelnen Fällen benötigen die erforderlichen Feststellungen, ob der Anspruch auf Sozialleistung nach dem BAföG besteht oder nicht, auch etwas länger. Einige Anträge stehen dann noch zur Entscheidung ab dem Sommersemester an. Im Jahr sind durch die Sachbearbeiterin rund 600 Anträge zu bearbeiten.

Parallel dazu sind die im Rahmen des Datenabgleichs notwendigen Anforderungen für bereits abgelaufene Antragsverfahren zu veranlassen und die Sachfeststellungen dafür zu treffen. Diese Verfahren sind für die Sachbearbeiterinnen sehr zeitaufwändig, denn sie sind verpflichtet, die für die Vermögenssituation notwendigen Unterlagen zeitnah zur Anforderung für jeden Bewilligungszeitraum zusammenzustellen. Nicht immer können oder wollen die betroffenen Antragsteller die Unterlagen hier gleich vollständig vorlegen, so dass es häufig zu Rückfragen kommt. Wenn feststeht, dass der Auszubildende seine Vermögenssituation zum Zeitpunkt der Antragstellung korrekt angezeigt hat, sind die Sachbearbeiterinnen für die Abschlussmitteilung verantwortlich. Stellt sich heraus, dass doch mehr Vermögen als zur Antragstellung erklärt vorhanden war, beginnt der Prozess der Prüfung der Bescheidaufhebung. Dieser zieht sich häufig bis zum Wiederholungsantrag im Herbst hin. Schließlich sollen ja nur dann Rückforderungen und ggf. Ordnungswidrigkeitsverfahren eingeleitet werden, wenn rechtlich dafür auch tatsächlich die Voraussetzungen vorliegen.

Zeitgleich beginnt für die Sachbearbeiterinnen das, was man Aktenpflege nennen könnte. Im Durchschnitt ist die Sachbearbeiterin für rund 1.000 Akten zuständig, da neben den aktuell laufenden Anträgen auch noch solche Antragsteller zu betreuen sind, die keine Weiterförderung beantragt haben, deren Förderungsfall aber auch noch nicht abgeschlossen werden kann. Da liegen z. B. die Darlehensmeldungen für das Bundesverwaltungsamt Köln zur Prüfung bereit, damit die Auszubildenden später auch nur die Beträge zurückzahlen, die tatsächlich hälftig als Darlehen geleistet wurden. Wurden alle Verwaltungsverfahren abgeschlossen und hat der Auszubildende keine Weiterförderung mehr beantragt bzw. die Ausbildung erfolgreich beendet, sind die Akten zur Archivierung vorzubereiten, damit wieder etwas Platz in den schon sehr engen Schränken geschaffen werden kann.

Eigentlich sollten die Antragsteller selbst alle maßgeblichen Änderungen und Unterlagen vorlegen, die für die abschließende Bearbeitung der Förderungsansprüche erforderlich sind. Wurde Ausbildungsförderung zum Beispiel unter dem Vorbehalt der Rückforderung geleistet, weil die maßgeblichen Steuerbescheide zunächst nicht vorgelegt werden konnten oder die Anrechnung der aktuellen Einkommen im Jahr beantragt war, hat der Auszubildende die Einkommensnachweise unmittelbar nach Erhalt vorzulegen. Endet ein Ausbildungsverhältnis eines Geschwisterkindes im Laufe eines Bewilligungszeitraumes, sind die Unterlagen dazu unaufgefordert vom Antragsteller einzureichen. Soweit der berufsqualifizierende Abschluss erreicht ist, soll die Bescheinigung über den Zeitpunkt der letzten Prüfung vorgelegt werden. Leider vergessen viele unserer Antragsteller diese Pflichten im stressigen Studentenalltag immer wieder. Weil dies oft vergessen wird, fragen die geduldigen Sachbearbeiterinnen dann bei jedem Einzelnen nach, nachdem sie alle Förderungsakten, für die sie zuständig sind, entsprechend überprüft haben.

Im Juli/August setzt dann bereits wieder der Eingang der neuen Erst- oder Weiterförderungsanträge ein. In den Sommermonaten von Juni bis September gehen durchschnittlich 340 Anträge für jede Sachbearbeiterin ein, die auch bearbeitet werden müssen. Außerdem wollen die täglichen telefonischen und schriftlichen Anfragen unserer Antragsteller beantwortet werden, denn die normalen Problemchen, wie jeder zu seinem Geld kommt, beschäftigen unsere Sachbearbeiterinnen natürlich auch im Sommer. Auch die beiden Sprechzeiten in der Woche sind zu sichern, in denen meist keine Bearbeitung der Akten möglich ist.

Und - last but not least - möchten auch die Sachbearbeiterinnen ihren wohlverdienten Urlaub nehmen. Da muss jede Sachbearbeiterin natürlich auch noch einmal die Vertretung für die Kollegin nebenan mit übernehmen. Sie sehen also, unsere Sachbearbeiterinnen haben ein hohes Pensum auch im so genannten Sommerloch zu absolvieren. Dabei sind sie bemüht, Ihre Probleme zu Ihrer Zufriedenheit zu lösen.

Schöne Ferien wünscht unseren Antragstellern
Ihr Amt für Ausbildungsförderung

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